Kan ik straks nog zakelijk e-mailen?

11 november 2008 stemde de Eerste Kamer in met de wijziging van de Telecommunicatiewet. Dit betekent dat bussiness to bussiness e-mail en fax onder het opt-in-regime gaan vallen. Sindsdien bestaat er een hoop onduidelijkheid over wat er nu precies ve

Opt-in

Wat verandert er nu per 1 juli? Kort gezegd het volgende: E-mail aan zakelijke ontvangers wordt opt-in. Dit betekent dat u:

* voorafgaande toestemming nodig heeft om uw zakenrelaties commerciële, charitatieve of ideële email (en fax) te sturen
* dit geldt voor de adressen die u na 1 juli verzamelt
* maar ook voor de adressen die nu al in uw bestand staan
* ook moet u toestemming regelen voor derdenverstrekking van zakelijke e-mailadressen

De Wet

Het opt-in regime voor zakelijke e-mail wordt geregeld in artikel 11.7 van de gewijzigde telecommunicatiewet. Hierin staat dat:

* het gebruik van automatische oproepsystemen zonder menselijke tussenkomst en elektronische berichten (fax, email, sms)
* voor het overbrengen van ongevraagde communicatie voor commerciële, ideële of charitatieve doeleinden
* aan abonnees (particuliere en zakelijke ontvangers)
* is toegestaan als hiervoor voorafgaande toestemming is verleend (opt-in)

abonnees
Wat concreet is veranderd is de wettelijke uitleg van het begrip abonnees. In de ‘oude’ Telecomwet staat dat de bepalingen in dit artikel alleen van toepassing zijn op consumenten (abonnees die natuurlijke personen zijn). In gewijzigde Wet vervalt deze bepaling en gelden de andere bepalingen ook voor zakelijke contacten.

OPTA

Hoe het zit met de e-mailadressen die u tot 1 juli legaal opt-out verzamelt? Dit zegt de Wet niet. OPTA wel. U moet zorgen dat u ook van deze contacten toestemming krijgt om hen na 1 juli te mailen. U hoeft overigens niet te vrezen dat OPTA u meteen aan de schandpaal nagelt, stelt Ronald van den Broek, adviseur internet en veiligheid van de toezichthouder. OPTA gaat hard optreden tegen zakelijke spammers. Legitieme organisaties die de fout in gaan, krijgen over het algemeen eerst een waarschuwing. Bovendien stelt Van den Broek: "Er wordt een hoop leed vermeden door een duidelijke en werkende afmeldhyperlink bij uw commerciële e-mails." Hierover ontvangt OPTA aardig wat klachten. En vooralsnog kost een klacht indienen via spamklacht.nl meer werk dan afmelden zou moeten kosten.

De uitzonderingen

Er bestaat een belangrijke uitzondering op de opt-in regel. Organisaties hebben geen voorafgaande toestemming nodig als zij eigen klanten met aanbiedingen van gelijksoortige producten en diensten willen e-mailen. Een vastomlijnde definitie van ‘eigen klant’ of ‘gelijksoortige producten’ bestaat niet, er zijn wel handvatten:

Klant

De wetstekst zegt dat er sprake is van een klantrelatie als je de gegevens hebt verkregen in het kader van een transactie. Bij verkoop is er dus sprake van een klantrelatie. Maar ook een informatie-aanvraag zou kunnen gelden als relatie. De uiteindelijke beoordeling wordt aan de bedrijven zelf overgelaten, omdat ieder geval specifiek is.

Eigen gelijksoortige producten

Voor bedrijven met een breed assortiment, zullen meerdere producten onder deze definitie vallen. Ga hierbij uit van de verwachtingen van uw klant. Kunnen zij logischerwijs verwachten dat u hen ook over deze producten mailt?

Het is wel zaak dat wij hier verantwoordelijk mee omspringen, om irritatie tot een minimum te beperken.

Toestemming

Hoe krijg je nu de benodigde toestemming? De wettelijke definitie van toestemming luidt als volgt:
‘elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt’
Zowel OPTA als de DDMA Email Code geven hier duidelijke richtlijnen voor:

1. Algemeen: wees transparant!
2. Toestemming mag niet ‘weggestopt’ worden in de Algemene Voorwaarden, het moet een abonnee duidelijk zijn waar hij toestemming voor geeft, bijvoorbeeld e-mail én derdenverstrekking.
3. Een abonnee moet een actieve handeling verrichten om toestemming te verlenen (bijvoorbeeld een vakje aanvinken).
4. Een e-mail versturen om vervolgens toestemming te vragen om te mogen e-mailen mag niet meer na 1 juli!
5. Zorg dat de identiteit van de afzender altijd duidelijk is door de onderwerpsregel en de afzender.

Gezond verstand

Moderator Wim Andrea (Clockwork) heeft tot slot nog een waardevolle niet juridische toevoeging. Het is altijd mogelijk de mazen van de wet op te zoeken en toe te passen, maar is dat niet de verkeerde basishouding? Denk aan de uitgangspunten van goede DM: doe relevante aanbiedingen aan de mensen die hierop zitten te wachten. Niet aan mensen die hierdoor geïrriteerd raken. Als je als postorderaar (waargebeurd verhaal) klanten met grote maten gaat mailen over afslankproducten, dan kan dit CRM-technisch wel verantwoord zijn, maar is het ook slim?

Bron: AdfoResult