Campaign Manager, wat kun je ermee?

CASE: Opleidingsinstituut NoBrainer

Met de Campaign Manager binnen MailPlus Campaigns bent u in staat om dit proces volledig geautomatiseerd af te handelen. Trouwens, bij dat ene opvolgmailtje hoeft het niet te blijven. Het begint allemaal bij een goede planning. Want campagne management doe je er niet zomaar even bij. Het vergt een gedegen visie en planning. We beginnen met een situatieschets.

Wekelijks komen er bij opleidingsinstituut NoBrainer (fictieve naam) 2000 aanvragen binnen via de website. Het gaat om het standaardinformatiepakket. Dit verzoek wordt doorgegeven aan de afdeling fulfilment die daarop het informatiepakket verzendt. Vervolgens doen we niets meer met de lead in kwestie. Wekelijks komen er 50 nieuwe cursisten bij op de diverse opleidingen.

Hypothese: Als we beter opvolging geven aan de 2000 leads die wekelijks een aanvraag doen kunnen we het aantal cursusinschrijvingen vergroten.

Doelstelling: Verdubbel het aantal inschrijvingen per week door de inzet van campagne management. Van 50 naar 100 inschrijvingen dus.

Plan: We gaan ervoor zorgen dat we gedurende een maand onder de aandacht blijven. De stappen zijn als volgt:

• Vijf dagen na de aanvraag een email
• Tien dagen na de aanvraag een kwalificatie email
• Vijftien dagen na de aanvraag telefonisch contact
• Dertig dagen na de aanvraag een laatste email

Executie: voor de realisatie van het bovenstaande plan voer je onderstaande stappen uit.

(1) Maak een trigger

Met behulp van de Campaign Manager in MailPlus Campaigns definiëren we de start van de campagne. Wanneer iemand een informatiepakket aanvraagt op de website van NoBrainer wordt alle informatie aan MailPlus verzonden die nodig is om de campagne te starten voor de aanvrager. We noemend dat een trigger. Die trigger kan trouwens net zo goed worden verzonden vanuit het CRM-systeem zodat een aanvraag in het CRM-systeem ook zorgt voor het in werking zetten van de campagne. Dezelfde campagne kan dus worden gestart (getriggerd) vanuit verschillende systemen.

(2) Definieer de eerste campagnestap

Tijdstip: Direct.
Doel: Bevestiging van de aanvraag
Direct na de aanvraag sturen we een bevestigings e-mail. Die e-mail bevat de gegevens van de aanvrager en de aanvraag. We bevestigen het gevoel dat men online ook heeft gekregen.

(3) Definier de tweede campagnestap

Tijdstip: Trigger plus 5 dagen.
Doel: Onder de aandacht blijven
De inhoud van die e-mail is puur gericht op het onder de aandacht blijven. Een vriendelijke vraag dus of alle informatie naar wens was en of NoBrainer op dit moment nog iets kan betekenen. Belangrijk: bij een eventuele reply op deze e-mail moet uiteraard direct actie kunnen worden ondernomen. Het reply-adres moet dus altijd worden uitgelezen door een afdeling van NoBrainer.

(4) Definieer de derde campagnestap

Tijdstip: Trigger plus 10 dagen
Doel: Kwalificatie van de interesse en interessegebied peilen
Een derde e-mail wordt 5 dagen na de eerste verzonden. NoBrainer levert cursussen op 5 verschillende gebieden. Het doel van deze e-mail is tweeledig. Allereerst wil men weten welke leads echt interesse hebben en welke niet. Vervolgens is het handig om te weten waar de  interesse van de lead in kwestie naar uitgaat. Eén van de 5 gebieden dus. In deze e-mail zijn een aantal links opgenomen die moeten peilen of er interesse is en in welk vakgebied. De lead komt daarmee op een landingspagina die hoort bij dit stukje van de campagne. Hij of zij geeft daar wat extra informatie op.

(5) Definieer de vierde campagnestap

Tijdstip: Trigger plus 15 dagen
Doel: Aansturen van de afdeling verkoop
De vierde e-mail in deze campagne wordt niet aan de lead gestuurd. Het is een e-mail aan de interne organisatie. Deze e-mail wordt alleen verzonden indien de lead daadwerkelijk in de vorige e-mail heeft geklikt (op basis responsgedrag dus). In die e-mail staat ook de informatie van de lead in kwestie. Met de opdracht om contact op te nemen.

(6) Definieer de vijde campagnestap

Tijdstip: Trigger plus 30 dagen
Doel: Vangnet
Het tijdstip waarop mensen besluiten zaken te doen is zeer uiteenlopend. Het kan zijn dat de wens nog steeds groot is maar dat ze toch nog niet gereageerd hebben. Deze e-mail is een herinnering die een maand na het invullen van de aanvraag wordt verzonden. Uiteraard moeten mensen die inmiddels hebben gereageerd of wellicht zijn gestart deze e-mail niet krijgen. Dat bereik je met behulp van zogenaamde stop-triggers.

Het is een fictieve case dus echte cijfermatige conclusies kun je niet trekken. Wel kun je op basis van bovenstaand programma zeggen dat de organisatie veel beter opvolging geeft aan de interesse in haar product. En dat heeft een aantal voordelen.

Door die betere opvolging krijgt de naam NoBrainer veel meer lading dan het alleen toezenden van het informatiepakket.  De naam zal beter blijven hangen bij de aanvragers. Niet alleen is dat goed voor de verkoop maar het stimuleert ook mond-tot-mond reclame.

Verder kun je als organisatie, op basis van het klikgedrag in de verschillende campagne e-mails, beter inschatten bij welk deel van je prospectgroep je de meeste kans op succes hebt. Hoe meer interactie, des te meer ze daadwerkelijk interesse hebben om te gaan studeren bij NoBrainer. Dat zijn de doelgroepen om verdere (telefonische) opvolging aan te geven.

Het voorbeeld hierboven kan worden uitgebouwd. Zo zou je met behulp van Polls, die ook standaard aanwezig zijn in MailPlus Campaigns, het programma kunnen uitbreiden om steeds meer te weten te komen van de lead in kwestie. Hetzelfde geldt voor Surveys (enquêtes). Ook standaard in MailPlus Campaigns. Stuur de leads na zes weken nog eens een Survey. Wederom om te kwalificeren welke het waard zijn om telefonisch contact mee te hebben. Of om te bepalen welke leads in deze campagne moeten blijven of niet. 

Stelt u zich voor. U bent een opleidingsinstituut. Wekelijks komen er vele informatieverzoeken binnen. Uw website handelt deze af maar wat dan? Verstuurt u na een week een email met de vraag of de informatie naar wens was en of ze interesse hebben om een cursus te volgen? Misschien wel als het om 20 aanvragen gaat. Maar wat doet u als het om 2000 aanvragen per week gaat? Dan wilt u zoiets automatiseren.

Vraag een online demo aan van MailPlus Campaigns »